Klantcase
Verbindingsdagen zorggroep de opbouw
Tweedaags hybride evenement op vijf locaties voor 5.500 zorgmedewerkers
14
UUR LIVESTREAM
50
LIVE WORKSHOPS
90
UUR STOELMASSAGES
De briefing
Stichting De Opbouw bestaat in 2021 tachtig jaar en combineert vele vormen van zorg: gehandicaptenzorg, jeugdzorg, ouderenzorg, huishoudelijke hulp, revalidatie, etc. Deze diensten worden met grote geografische verspreiding uitgevoerd. De opdrachtgever riep de hulp van Beau Events in, met de vraag of zij een tweedaagse hybride event konden organiseren waarbij alle 5.500 zorgmedewerkers van de verschillende locaties betrokken konden worden. Niet enkel om meer verbinding tussen de werknemers te creëren, maar ook om hen te bedanken voor de tomeloze inzet tijdens de zware coronatijden.
Het hybride event
Het evenement vond gedurende twee dagen op vijf verschillende live locaties en online vanuit een studio plaats. Op de locaties werden enorme tipitenten opgezet, waarin interactieve workshops en mindfulness-sessies gegeven werden. De restaurants werden omgebouwd tot ontmoetingsruimtes waar medewerkers een kiekje konden maken in de fotobooth, van door cliënten gemaakte brownies konden genieten en via de livestream het online programma konden volgen of een nummer aan konden vragen. Het online programma werd uitgezonden vanuit de studio, zodat medewerkers online konden deelnemen en contact konden leggen met collega’s. Via een speciaal voor dit event ingerichte website konden deelnemers het programma voor elk van de locaties en de livestream zien en zich aanmelden voor workshops.
Het resultaat
In drie maanden tijd zette Beau Events samen met XR events dit grote event neer. In vijf tipitenten met hostesses werden 50 live workshops gehouden en werd er 90 uur genoten van stoelmassages. Gedurende 14 uur werd de livestream uitgezonden, met daarin tien interactieve workshops en lezingen en verslagen van de drie vliegende reporters die verslag deden vanaf de vijf locaties. Het event resulteerde in een grote glimlach op de gezichten van medewerkers, cliënten én leveranciers. Vele leveranciers werkten mee aan het organiseren van het hybride event, en dankzij de helicopterview van Beau Events sloten alle componenten naadloos op elkaar aan.
Hybride event
Voor ons telt het online uitzenden van een live event, niet als hybride. Een event kan pas echt hybride genoemd worden als alle live en online onderdelen elkaar raken en aanvullen. Zo werden sprekers tijdens de verbindingsdagen uitgenodigd in een studio en werden er interactieve workshops georganiseerd, terwijl razende reporters zorgden dat de mensen online ook aanwezig konden zijn op de verschillende live locaties. De twee complementaire programma’s hadden door middel van touchpoints écht verbinding met elkaar.
Een Plan B
Wij houden altijd rekening met mogelijke calamiteiten. Zo is er altijd een plan B en tegenwoordig ook een coronaplan voor het geval er bijvoorbeeld sprake is van besmettingen op één van de live locaties. Voor de verbindingsdagen van De Opbouw was er een plan B voor het geval van een (volledige) lockdown, en voor het geval de tipi’s niet gebruikt konden worden door harde wind. Gelukkig was het niet nodig om gebruik te maken van het plan B en konden de deelnemers zorgeloos genieten.
